Confidentialité et protection des données

Ce document décrit les données que le logiciel conserve pour le compte des agences de location qui l'utilisent, qui peut les consulter, et ce que voit un cabinet comptable lorsqu'une agence lui ouvre ses livres. Il est écrit au présent : il décrit ce que le logiciel fait aujourd'hui, pas ce qu'il pourrait faire.

Qui traite quoi

Chaque agence est responsable des données de ses clients ; l'éditeur du logiciel les héberge et les traite pour son compte, sans les exploiter à d'autres fins, sans les revendre et sans les transmettre à un tiers en dehors des cas décrits ci-dessous. L'identité de l'éditeur, son hébergeur et son contact figurent sur la page « Mentions légales » publiée sur le site de chaque agence.

Ce que le logiciel conserve

• Clients de l'agence — identité, coordonnées, pièce d'identité et permis (numéros et scans), historique de location. Les scans ne sont jamais publics : ils ne sont servis qu'à un membre de l'agence connecté.
• Contrats et états des lieux — dates, véhicule, montants, signatures, observations et photos de l'état du véhicule.
• Factures et journal de caisse — numéros, dates, identité fiscale du client facturé, montants, moyens de paiement, reçus.
• Membres de l'agence — nom, adresse e-mail, rôle, et la trace de leurs actions sur les contrats.

Chaque donnée appartient à une agence et à une seule. La séparation est appliquée par la base de données elle-même, pas seulement par le logiciel : un membre d'une agence ne peut pas lire les lignes d'une autre, même en cas de défaut du code applicatif.

Ce qu'un cabinet comptable peut lire

Une agence peut ouvrir ses livres au cabinet qui tient sa comptabilité. Cet accès est donné par l'agence elle-même, depuis son back-office, et peut être retiré à tout moment avec effet immédiat. La date de l'autorisation, la personne qui l'a donnée, celle qui l'a retirée et la date du retrait sont conservées. L'agence peut également limiter la lecture à une période (par exemple l'exercice en cours).

Le cabinet lit, en lecture seule :

• les factures émises : numéro, date d'émission, date d'échéance, référence du contrat, nom ou raison sociale du client facturé, ICE et identifiant fiscal lorsqu'il s'agit d'une entreprise, montants HT, TVA et TTC, taux de TVA, timbre fiscal, solde restant dû ;
• les factures d'avoir : numéro, date d'émission, numéro de la facture et référence du contrat qu'elles corrigent, nom ou raison sociale du client, ICE lorsqu'il s'agit d'une entreprise, montants HT, TVA et TTC ;
• le journal des encaissements : date, référence, nature de l'opération, moyen de paiement, montant, numéro de reçu, contrat rattaché et nom du client ;
• les totaux de la période calculés à partir de ces listes ;
• l'identité de l'agence : nom, raison sociale, ICE, identifiant fiscal, ville.

Le cabinet ne voit pas, alors même que ces données figurent dans les mêmes dossiers :

• le téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse postale des clients de l'agence ;
• le numéro et les scans de leurs pièces d'identité et de leurs permis ;
• les contrats, les états des lieux, les photos de véhicules, les dommages et les observations ;
• les sinistres, et le motif des factures d'avoir ;
• la flotte, les réservations, les clients qui n'ont pas été facturés, les membres de l'agence.

Le cabinet ne peut rien modifier, rien supprimer et rien créer : la console ne comporte aucune action d'écriture, et l'accès est refusé dès qu'une agence l'a retiré.

Ce que voit l'éditeur

L'exploitation du service suppose que l'éditeur puisse administrer les comptes : création des agences, abonnement, paiements, assistance. Une intervention dans le back-office d'une agence se fait par une connexion temporaire signalée à l'écran par un bandeau permanent. L'éditeur ne consulte pas les données des clients d'une agence en dehors d'une demande d'assistance.

Conservation, sécurité, droits

Les données sont conservées tant que l'agence utilise le service, puis pendant la durée légale de conservation des pièces comptables. Les documents émis (contrats signés, factures, reçus) sont immuables par construction : ils sont figés à l'émission et ne peuvent plus être modifiés, y compris par l'agence. Les mots de passe sont stockés sous forme de condensats, les échanges passent par HTTPS, et les scans de pièces d'identité ne sont accessibles qu'authentifié.

Toute personne concernée peut demander l'accès à ses données, leur rectification ou leur suppression auprès de l'agence auprès de laquelle elle a loué, ou auprès du contact indiqué en tête de cette page. Une donnée figurant sur une pièce comptable ne peut pas être effacée avant la fin de la durée légale de conservation ; elle peut être rectifiée pour l'avenir.

Dernière mise à jour : 03/10/2026.